Visavid

Informationen zur Datenverarbeitung nach Art. 13 DSGVO

Im Folgenden möchten wir Sie über die Datenverarbeitung im Rahmen der Bereitstellung des Videokonferenzwerkzeugs Visavid (im Folgenden: „Visavid“) im Ressortbereich des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus (im Folgenden: Dienststellen) informieren:

Im Abschnitt I informieren wir Sie über die Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit dem Betrieb der Login-Website viko.bycs.de. Die Datenverarbeitungen, die zum Anzeigen dieser Login-Seite erforderlich sind, liegen in der datenschutzrechtlichen Verantwortung des Staatsministeriums.

Im Abschnitt II informieren wir Sie über die durch die jeweilige Schule/Dienststelle stattfindende Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung und Verwendung der Anwendung Visavid. Die Erstellung von Videokonferenzen mittels Visavid (und damit verbunden das Versenden von Einwahllinks) ist ausschließlich durch Lehrkräfte, erst nach dem Login möglich. Entsprechend finden Sie diese Personen betreffende Informationen in Abschnitt II.B). Die Teilnahme an Videokonferenzen ist jeder eingeladenen Person möglich, also insbesondere Schülerinnen und Schülern, Erziehungsberechtigten und anderen Gastnutzern (z. B. Externen). Entsprechend finden Sie diese Personen betreffende Informationen in Abschnitt II.A).

I) Betrieb der Login-Website viko.bycs.de

A) Allgemeine Informationen

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Bayerisches Staatsministerium für Unterricht und Kultus
Salvatorstraße 2
80327 München

Tel: 089 2186-0
E-Mail: [email protected]

Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten/unsere Datenschutzbeauftragte unter:

Behördliche Datenschutzbeauftragte des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus
Salvatorstraße 2
80327 München

Telefon: 089 2186-0
E-Mail: [email protected]

Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Zweck der Verarbeitung ist die Erfüllung der uns vom Gesetzgeber zugewiesenen öffentlichen Aufgaben, insbesondere der Bereitstellung des (Login-)Portals für Visavid.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich, soweit nichts anderes angegeben ist, aus Art. 4 Abs. 1 des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Demnach ist es uns erlaubt, die zur Erfüllung einer uns obliegenden Aufgabe erforderlichen Daten zu verarbeiten.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Der technische Betrieb unserer Datenverarbeitungssysteme erfolgt durch die

Auctores GmbH
Amberger Straße 82
92318 Neumarkt

Die Auctores GmbH bedient sich beispielsweise zur Bereitstellung von Rechenzentrum-Services „weiterer Auftragsverarbeiter“ im Sinne des Art. 28 DSGVO. Alle Auftragsverarbeiter haben ihren Sitz in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum; die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in Mitgliedstaaten der Europäischen Union bzw. Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum.

Bei Vorliegen einer gesetzlichen Verpflichtung werden Ihre Daten an die zuständigen Aufsichts- und Rechnungsprüfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte übermittelt.

Zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik können bei elektronischer Übermittlung Daten an das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weitergeleitet werden und dort auf Grundlage der Art. 12 ff. des Bayerischen E-Government-Gesetzes verarbeitet werden.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist (siehe insbesondere unter I.B) „Protokollierung“).

Ihre Rechte

Soweit wir von Ihnen personenbezogene Daten verarbeiten, stehen Ihnen als Betroffener nachfolgende Rechte zu:

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Diesen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 München
Adresse: Wagmüllerstraße 18, 80538 München

Telefon: 089 212672-0
Telefax: 089 212672-50
E-Mail: [email protected]
Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/

Weitere Informationen

Für nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten und zu Ihren Rechten können Sie uns unter den oben (zu Beginn von I.A) genannten Kontaktdaten erreichen.

B) Informationen zum Internetauftritt

Technische Umsetzung

Die Login-Website für Visavid wird im Auftrag des StMUK durch die Auctores GmbH als Auftragsverarbeiter technisch umgesetzt. Die von Ihnen im Rahmen des Besuchs des zugehörigen Webauftritts übermittelten personenbezogenen Daten werden daher in unserem Auftrag durch die

Auctores GmbH
Amberger Straße 82
92318 Neumarkt

verarbeitet.

Protokollierung

Wenn Sie diese oder andere Internetseiten aufrufen, übermitteln Sie über Ihren Internetbrowser Daten an unseren Webserver. Die folgenden Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen Ihrem Internetbrowser und unserem Webserver aufgezeichnet:

Datum und Uhrzeit der Anforderung
Name der angeforderten Datei
Seite, von der aus die Datei angefordert wurde
Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.)
verwendete Webbrowser und verwendetes Betriebssystem
vollständige IP-Adresse des anfordernden Rechners
Benutzername des angemeldeten Nutzerkontos (sofern nach dem Aufruf der Website ein Login erfolgt)
übertragene Datenmenge.

Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden diese Daten von uns gespeichert. Nach spätestens sieben Tagen werden die Daten durch Verkürzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene gelöscht, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug auf einzelne Nutzer herzustellen.

Technische Protokolldaten, die beim Betrieb des Dienstes anfallen, werden maximal 30 Tage aufbewahrt und danach automatisiert gelöscht.

Zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik können die Daten nach Anforderung im Einzelfall an das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weitergeleitet und dort auf Grundlage der Art. 12 ff. des Bayerischen E-Government-Gesetzes verarbeitet werden.

Aktive Komponenten

Wir verwenden Javascript. Diese Funktion kann im Internetbrowser deaktiviert werden. Die Funktion ist jedoch notwendig, damit Visavid genutzt werden kann. Java-Applets oder Active-X-Controls werden nicht verwendet.

Wir setzen und verwenden keine Cookies.

Hinweis:

Wir verwenden „Local Storage“. Der Local Storage bietet Applikationen, die im Browser laufen, die Möglichkeit, Daten dort abzulegen. Anders als ein Cookie wird der Local Storage nicht automatisch an einen Server übertragen. Vielmehr organisiert die Applikation erst bei der Nutzung von Visavid entsprechend der Konfiguration, ob und welche Daten verarbeitet werden.

So hat die Nutzerin oder der Nutzer auch ohne Login z.B. die Möglichkeit ihren oder seinen Namen für weitere Sitzungen zu speichern. Das wird ausschließlich über den Local Storage, der sich auf dem Computer befindet, gelöst. Dort wird der Name abgelegt und beim erneuten Aufrufen ausgelesen. Der Nutzerin oder dem Nutzer wird lediglich das Feld für den Teilnehmernamen vorausgefüllt und erst durch das Klicken auf „Betreten“ der Videokonferenz werden die Daten tatsächlich übermittelt.

Auswertung des Nutzungsverhaltens

Programme zur Auswertung des Nutzerverhaltens werden von uns nicht eingesetzt.

II) Datenverarbeitungen im Rahmen der Verwendung von Visavid

Im Abschnitt II möchten wir Sie über die durch die Schule stattfindende Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung der Anwendung Visavid informieren.

Unter II.A) finden Sie Informationen zur Datenverarbeitung von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z. B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte; Schülerinnen und Schüler, ohne IDM-Anbindung).

Unter II.B) finden Sie Informationen zur Datenverarbeitung von Nutzerinnen und Nutzern eines Visavid-Nutzerkontos (z.B. Schulleitung, Lehrkräfte)

Allgemeine Informationen

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

„Verantwortlicher“ im Sinne der DSGVO ist die jeweilige Schule/Dienststelle, welche Du besuchst/Sie besuchen/an welcher Sie tätig sind, bzw. über die Sie einen Einladungslink erhalten haben. Eine vollumfänglich ausgefüllte Version dieser Informationen zur Datenverarbeitung finden Sie im Rahmen der Datenschutzhinweise im Internetauftritt der jeweiligen Schule bzw. Dienststelle. Sollte die Schule/Dienststelle nicht über einen eigenen Internetauftritt verfügen, haben Sie die Datenschutzhinweise in anderweitiger Form erhalten und können diese bei Bedarf erneut bei der Schule/ Dienststelle anfordern.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Zuständiger Datenschutzbeauftragter ist der Datenschutzbeauftragte der jeweiligen Schule/Dienststelle, welche Du besuchst/Sie besuchen/an welcher Sie tätig sind, bzw. über die Sie einen Einladungslink erhalten haben. Eine vollumfängliche Version dieser Informationen zur Datenverarbeitung finden Sie im Rahmen der Datenschutzhinweise im Internetauftritt der jeweiligen Schule oder Dienststelle. Sollte die Schule/Dienststelle nicht über einen eigenen Internetauftritt verfügen, haben Sie die Datenschutzhinweise in anderweitiger Form erhalten und können diese bei Bedarf erneut bei der Schule/Dienststelle anfordern.

A) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z. B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte; Schülerinnen und Schüler, ohne IDM-Anbindung)

Bei den Daten von Videokonferenzteilnehmerinnen und -teilnehmern ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z. B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler ohne IDM-Anbindung) handelt es sich um diejenigen Daten, die im Rahmen der Durchführung einer Videokonferenz bekannt werden. Das sind beispielsweise Name, IP-Adresse, Inhaltsdaten der Videokonferenz und des Chats, ggfs. inklusive Bild und Ton (vgl. Ziffer 3.1.2, 3.1.5, 3.2 und 3.3 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).

Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden Protokolldaten von uns gespeichert.

Im Rahmen der Anwendung Visavid verwenden wir Javascript. Diese Funktion kann im Internetbrowser deaktiviert werden. Die Funktion ist jedoch notwendig, damit Visavid genutzt werden kann. Java-Applets oder Active-X-Controls werden nicht verwendet.

Wir setzen und verwenden dabei keine Cookies.

So hat die Nutzerin oder der Nutzer auch ohne Login z. B. die Möglichkeit ihren oder seinen Namen für weitere Sitzungen zu speichern. Das wird ausschließlich über den Local Storage, der sich auf dem Computer befindet, gelöst. Dort wird der Name abgelegt und beim erneuten Aufrufen ausgelesen. Der Nutzerin oder dem Nutzer wird lediglich das Feld für den Teilnehmernamen vorausgefüllt und erst durch das Klicken auf „Betreten“ der Videokonferenz werden die Daten tatsächlich übermittelt.

Programme zur Auswertung des Nutzerverhaltens werden von uns nicht eingesetzt.

Rechtsgrundlage

Soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung der betroffenen Personen.

Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 85 Abs. 1 BayEUG, § 46 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i. V. m. § 19 Abs. 4 BaySchO i. V. m. Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO.

Zwecke

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Verwendung von Visavid erfolgt zur Bereitstellung von Videokonferenzräumen mit integrierter Chat-Funktion für Schulen und weitere Dienststellen, für Schulen zu den in Ziffer 1 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO genannten Zwecken, insbesondere

zum Zwecke der Durchführung von Distanzunterricht,
der Durchführung von Kommunikation mit Erziehungsberechtigten.

Empfänger

Schulinterne Empfänger

Empfänger sind die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der jeweiligen Videokonferenz (beispielsweise pädagogisches Personal, Schülerinnen und Schüler, Praktikantinnen und Praktikanten, Referendarinnen und Referendare, Seminarlehrerkräfte und Seminarteilnehmerinnen und Seminarteilnehmer). Diese sind Empfänger hinsichtlich der in der Videokonferenz jeweils sichtbaren oder hörbaren Daten (konkret: sichtbare Profilinformationen, Videobild und Ton im Rahmen von Videokonferenzen und der gruppenbezogenen Nutzungsdaten, hierzu Ziffer 4.3 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).

Externe Empfänger

Externe Empfänger können schul-externe Teilnehmer und Teilnehmerinnen von Videokonferenzen sein (beispielsweise von anderen Behörden, Vereinen, Einrichtungen, Unternehmen). (Zu den jeweiligen Datenarten, die diese empfangen können, vgl. oben)

Zur Bereitstellung und Nutzung von Visavid ist die Übermittlung personenbezogener Daten an ausgewählte Dienstleister notwendig. Mit diesen Dienstleistern hat die Schule eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag der Schule geschlossen (sog. „Auftragsverarbeitung“ nach Art. 28 DSGVO).

Die Schule bedient sich zu Bereitstellung, Betrieb, Wartung und Support von Visavid folgendes Auftragsverarbeiters:

Auctores GmbH
Amberger Straße 82
92318 Neumarkt

Die Auctores GmbH bedient sich beispielsweise zur Bereitstellung von Rechenzentrum-Services, einer Support-Hotline oder der Bereitstellung von VOIP-Interconnect für die telefonische Einwahl „weiterer Auftragsverarbeiter“ im Sinne des Art. 28 DSGVO. Alle Auftragsverarbeiter haben ihren Sitz in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum; die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in Mitgliedstaaten der Europäischen Union bzw. Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum.

Bei Vorliegen einer gesetzlichen Verpflichtung werden Ihre Daten an die zuständigen Aufsichts- und Rechnungsprüfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte übermittelt.

Im Rahmen der Erfüllung seiner gesetzlichen Aufgaben nach Art. 12 ff. BayEGovG ist das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Übermittlungsempfänger.

Dauer der Speicherung

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Die Vorgaben zur Speicherdauer sind grundsätzlich Ziffer 5 der Anlage 2 Abschnitt 7 der BaySchO zu entnehmen.

Davon abweichend gilt Folgendes:

Die Protokolldaten werden aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webservern nach spätestens sieben Tagen durch Verkürzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene gelöscht, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug auf einzelne Nutzer herzustellen.
Technische Protokolldaten, die beim Betrieb des Dienstes anfallen, werden maximal 30 Tage aufbewahrt und danach automatisiert gelöscht.
Sämtliche Daten, die innerhalb einer Videokonferenz anfallen – also nicht nur Videobild und Ton (siehe Ziffer 3.2 in Anlage 2 Abschnitt 7 BaySchO), sondern insbesondere auch Chatnachrichten (siehe Ziffer 3.3 in Anlage 2 Abschnitt 7 BaySchO) – werden nicht gespeichert, sondern mit Beendigung der Videokonferenz gelöscht.

B) Daten von Nutzerinnen und Nutzern eines Visavid-Nutzerkontos (z. B. Schulleitung, Lehrkräfte)

Zusätzlich zu den unter a) genannten Datenarten werden von Nutzerinnen und Nutzern eines Visavid Nutzerkontos (z. B. Schulleitung, Lehrkräfte) nach dem Login Stammdaten, Passwort und Inhaltsdaten im Sinne der Ziffern 3.1.1, 3.1.3, 3.1.4 in Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO verarbeitet.

Darüber hinaus wird im Nutzerkonto gespeichert, dass die Nutzerinnen und Nutzer den Nutzungsbedingungen zugestimmt haben.

Rechtsgrundlage

Für die Verarbeitung der jeweiligen personenbezogenen Daten sind die für den jeweiligen Verarbeitungsvorgang einschlägigen Rechtsgrundlagen, in der Regel Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO in Verbindung mit Art. 85 Abs. 1 BayEUG, soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung der betroffenen Personen.

Zwecke

Siehe oben unter II.A) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z. B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler, ohne IDM-Anbindung) - Zwecke.

Darüber hinaus wird Visavid zu Fortbildungszwecken genutzt.

Empfänger

Schulinterne Empfänger

Von der Schule beauftragter Administrator hinsichtlich Stammdaten, Passwort (dies nur schreibend) und Inhaltsdaten (Ziffer 3.1.1, 3.1.3, 3.1.4 in Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).

Im Übrigen siehe oben unter II.A) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z. B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler, ohne IDM-Anbindung) – Schulinterne Empfänger.

Externe Empfänger

Dauer der Speicherung

zur Einwilligungserklärung und Zustimmung der Nutzungsbedingungen

Nutzungsbedingungen für das Videokonferenzwerkzeug Visavid

Geltungsbereich
Die folgenden Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung des von der Schule bereitgestellten digitalen Videokommunikationswerkzeugs der Firma Auctores GmbH (im Folgenden „Visavid“). Sie gelten für sämtliche Nutzungsberechtigten und Teilnehmerinnen und Teilnehmer im Sinne der Ziff. 3, soweit ihre Anwendung nicht auf bestimmt Gruppen beschränkt ist.
Zwecke der Bereitstellung
Datenschutzkonforme Videokonferenzplattform
1. für schulische Kommunikationszwecke, insbesondere zur Durchführung von Distanzunterricht, von Lehrer- und Klassenkonferenzen sowie auf freiwilliger Basis zur Kommunikation mit Schülerinnen und Schülern, externen Nutzern, die als Gastnutzerinnen und Gastnutzer teilnehmen, z. B. Erziehungsberechtigten, externen Partnern, z. B. anderen Behörden, Vereinen, Einrichtungen, Unternehmen, Anbietern von Fortbildungsveranstaltungen, Dienstleistern der Schulen und anderen Schulen und öffentlichen Stellen zur dienstlichen Aufgabenerfüllung,
2. für dienstliche Kommunikationszwecke der Fortbildungseinrichtungen und weiteren Einrichtungen im Ressortbereich des StMUK.
Nutzungsberechtigte und Teilnehmerinnen und Teilnehmer
Visavid steht dem Personal an bayerischen Schulen und den Beschäftigten an Fortbildungseinrichtungen und weiteren Einrichtungen im Ressortbereich des StMUK als Nutzerinnen und Nutzern mit einem Nutzerkonto zur Verfügung (im Folgenden: „Nutzungsberechtigte“). Schülerinnen und Schüler und Gastnutzerinnen und Gastnutzer sind zur Teilnahme an Videokonferenzen berechtigt, wenn sie von Nutzungsberechtigten zu diesem Zweck einen Einladungslink erhalten haben (im Folgenden: „Teilnehmerinnen und Teilnehmer“).
Zulässige Nutzung durch Nutzungsberechtigte und Teilnehmerinnen und Teilnehmer
An Schulen ist die Nutzung von Visavid insbesondere für die Durchführung von Distanzunterricht gem. § 19 Abs. 4 BaySchO, für die Kommunikation mit Schülerinnen und Schülern und Gastnutzerinnen und Gastnutzern und zur Durchführung von Konferenzen vorgesehen. Sie dient insbesondere dazu, die jeweils notwendigen schulischen Kommunikations- und Lernangebote zu unterstützen und dabei das übrige Angebot sinnvoll zu ergänzen.
Ausschließlich Nutzungsberechtigte können Videokonferenzen terminieren und anlegen und Teilnehmerinnen und Teilnehmern über einen Link Zugang zu den Videokonferenzen gewähren.
Die einschlägigen schul-, personal- und datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind zu beachten.
Die Nutzung von Visavid zu privaten Zwecken ist nicht gestattet.
Verantwortung und administrative Aufgaben der Nutzungsberechtigten
Die Verwaltung der Zugänge für Nutzungsberechtigte erfolgt durch die jeweilige Schule bzw. Einrichtung, die für den Einsatz von Visavid datenschutzrechtlich verantwortlich ist.
1. Schulleitung
  Die Schulleitung
  - ernennt Visavid-Schuladministratoren (z. B. den Systembetreuer oder den Mebis-Koordinator), die die Einrichtung und Pflege der Nutzerkonten vor Ort übernehmen,
  - stellt sicher, dass für eine freiwillige Nutzung vorab die erforderlichen Einwilligungen eingeholt werden und
  - informiert die Betroffenen, insbesondere die Nutzungsberechtigten, Teilnehmerinnen und Teilnehmer und deren Erziehungsberechtigten über das Kommunikationswerkzeug Visavid und dessen Nutzungsbedingungen und trägt Sorge für deren Einhaltung.
2. Nutzungsberechtigte an der Schule
  Die Nutzungsberechtigten
  - stellen im Rahmen ihrer schulischen Aufgaben Links zu den Videokonferenzen zur Verfügung und sorgen dafür, dass die Adressaten zum gegebenen Zeitpunkt der Konferenz beitreten können,
  - sollen diesen Link mit einem Hinweis oder Link auf die Datenschutzhinweise der Schule versehen,
  - achten darauf, dass nur berechtigte Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu den Videokonferenzen eingeladen werden und auch nur diesen Zugang zu den bereitgestellten Videokonferenzen gewährt wird,
  - schreiten gegen Verstöße gegen diese Nutzungsordnung, insbesondere gegen die Verletzung von Rechten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern oder Dritten (z. B. durch unbefugte Aufnahmen, Teilnahme Unbefugter etc.) unverzüglich ein und
  - sorgen entsprechend Ihrer Befugnisse für einen geregelten Ablauf des Distanzunterrichts.
3. Leitung weiterer Einrichtungen im Ressortbereich des StMUK
  Die Leitung weiterer Einrichtungen im Ressortbereich des StMUK
  - ernennt Administratoren, die die Einrichtung und Pflege der Nutzerkonten vor Ort übernehmen und
  - informiert die Beschäftigten der Einrichtung über das Kommunikationswerkzeug Visavid und dessen Nutzungsbedingungen und trägt Sorge für deren Einhaltung.
Teilnahme an Videokonferenzen für Schülerinnen und Schüler
1. Nutzung von Visavid zur Teilnahme am Distanzunterricht
  Sofern an der Schule die Durchführung von Distanzunterricht (§ 19 Abs. 4 BaySchO) angeordnet ist, ist die Teilnahme an Videokonferenzen mit Visavid für Schülerinnen und Schüler verpflichtend. Die Einladung zu Videokonferenzen erfolgt per Link durch die Nutzungsberechtigten. Die Weitergabe der Einladungslinks ist nicht zulässig.
2. Nutzung von Visavid zu anderen zulässigen Zwecken
  Eine Nutzung von Visavid zu anderen Zwecken setzt voraus, dass die Schülerin oder der Schüler oder bei minderjährigen Schülerinnen oder Schülern bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres mindestens eine erziehungsberechtigte Person sowie bei minderjährigen Schülerinnen oder der Schülern ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst und mindestens eine erziehungsberechtigte Person wirksam in die Nutzung von Visavid eingewilligt haben.
Teilnahme an Videokonferenzen für Gastnutzerinnen und Gastnutzer als Teilnehmerinnen und Teilnehmer
Die Einladung zu Videokonferenzen erfolgt durch die Nutzungsberechtigten per Link an die Gastnutzerinnen und Gastnutzer als Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Die Weitergabe der Einladungslinks ist nicht zulässig.
Nutzung mit privaten Endgeräten
Die Nutzung von Visavid ist über den Internetbrowser des Nutzer-Geräts möglich. Beim Einsatz mobiler (privater) Endgeräte müssen diese vor dem unbefugten Zugriff durch Dritte geschützt sein (z. B. Passwortschutz, Fingerabdruck, o. ä.). Der Einsatz privater Endgeräte kann von der Schule zugelassen werden.
Datenschutz und Datensicherheit
1. Das Gebot der Datenminimierung ist zu beachten: Bei der Nutzung sollen so wenig personenbezogene Daten wie möglich verarbeitet werden. So ist z. B. zu beachten, dass im Rahmen der besonderen Situation einer Videokonferenz insbesondere Kommunikation über nicht erforderliche Schülerdaten (z. B. Daten zur Abwesenheit vom Unterricht, Adresse und Telefonnummern) beim Einsatz von Visavid zu vermeiden sind.
2. Die Aufzeichnung einer Bild-, Ton- oder Videoübertragung, z. B. durch eine Software oder das Abfotografieren des Bildschirms, ist nicht zulässig.
3. Jeder Nutzungsberechtigte und jede/er Teilnehmerin und Teilnehmer hat zur Wahrung eigener oder fremder Persönlichkeitsrechte jederzeit das Recht und die Möglichkeit, seine Kamerafreigabe zu beenden. Eine Verpflichtung zur Freigabe des eigenen Bildes besteht nicht. Gleichwohl ist unter dieser Prämisse jeder Nutzungsberechtigte und jede/er Teilnehmerin und Teilnehmer gehalten, seinen persönlichen schulischen und dienstlichen Mitwirkungsplichten nachzukommen.
4. Eine Verpflichtung zur Nutzung der Tonübertragung besteht, soweit sie zur sachgerechten Erfüllung der jeweiligen Mitwirkungspflichten erforderlich ist und keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen oder Dritter entgegenstehen.
5. Alle Nutzungsberechtigte und Teilnehmerinnen und Teilnehmer haben darauf zu achten, dass Nichtberechtigte, z. B. Haushaltsangehörige, den Bildschirm und darauf abgebildete Kommunikationen nicht einsehen und mithören können.
6. Sensible Daten gem. Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische und biometrische Daten) dürfen grundsätzlich nicht verarbeitet werden.
  Eine Verarbeitung solcher Daten steht unter dem Vorbehalt, dass diese durch Bekanntmachung des StMUK zugelassen wird, die die jeweiligen Anforderungen an die Datensicherheit festlegt (vgl. Ziffer 3.4 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).
7. Bei der Nutzung von Visavid sind das Mithören und die Einsichtnahme durch Unbefugte zu vermeiden. Die Nutzung der Videokonferenzfunktionen an öffentlichen Orten, insbesondere in öffentlichen Verkehrsmitteln, ist untersagt.
8. Die Zugangsdaten dürfen nicht an andere Personen weitergegeben werden. Wer vermutet, dass sein Passwort anderen Personen bekannt geworden ist, ist verpflichtet, dieses unverzüglich zu ändern. Die Verwendung eines fremden Nutzerkontos ist grundsätzlich unzulässig.
  Ferner ist es nicht gestattet, die Zugangsdaten in Anwendungen zu speichern oder ungesichert auf Servern von Drittanbietern zu hinterlegen.
9. Nach Beendigung der Nutzung haben sich die Nutzungsberechtigten bei Visavid auszuloggen; die Teilnehmerinnen und Teilnehmer haben den Raum zu verlassen.
10. Eine Verwendung des schulischen Nutzerkontos zur Authentifizierung an anderen Online-Diensten ist nicht zulässig, außer es ist ein von der Schule zugelassener Dienst.
Verbotene Nutzungen
1. Alle Nutzungsberechtigte und Teilnehmerinnen und Teilnehmer sind verpflichtet, bei der Nutzung von Visavid geltendes Recht einzuhalten, insbesondere das Strafrecht, Jugendschutzrecht, Urheberrecht und Datenschutzrecht. Außerdem ist jede Nutzung untersagt, die geeignet ist, die berechtigen Interessen der Schule bzw. der Dienststelle zu beeinträchtigen (z. B. Schädigung des öffentlichen Ansehens der Schule; Schädigung der Sicherheit der IT-Ausstattung der Schule).
2. Es ist verboten, pornographische, gewaltdarstellende oder -verherrlichende, rassistische, menschenverachtende oder denunzierende Inhalte über Visavid abzurufen, zu speichern oder zu verbreiten. Über Visavid bereitgestellte Inhalte dürfen nicht unbefugt in sozialen Netzwerken verbreitet werden.
3. Es ist verboten, urheberrechtlich geschütztes Material (Filme, Videos, Musik, etc.) in den Konferenzraum zu streamen.
4. Die Nutzung als Live Event Streaming/Broadcast System (= Ein Video- und Audiosignal an viele Zuhörer) ist unzulässig. Davon ausgenommen sind dienstliche Inhalte, wie z. B. schulischen Unterrichts, von Lehrerfortbildungen oder Konferenzen und Informationsveranstaltungen im Rahmen der dienstlichen Verpflichtung für bis zu 150 hörende Teilnehmer.
Missbrauchskontrolle, Protokollierung (gilt für Nutzungsberechtigte an der Schule)
Zur Kontrolle der Einhaltung der Nutzung zu dienstlichen Zwecken sowie der übrigen Regelungen durch die Nutzungsberechtigte an der Schule können unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsprinzips sowie der personalvertretungs- und datenschutzrechtlichen Vorschriften und Vereinbarungen Missbrauchskontrollen (Stichproben- und Verdachtskontrollen) durchgeführt werden. Näheres wird in der Dienstvereinbarung geregelt.
Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen
Im Falle eines Verstoßes gegen diese Nutzungsbedingungen behält sich die Schulleitung das Recht vor, den Zugang eines Nutzungsberechtigten zu Visavid zu sperren. Weitere z. B. strafrechtliche, disziplinarrechtliche oder schulrechtliche Maßnahmen gegenüber Nutzungsberechtigten bleiben hiervon unberührt. Dies gilt entsprechend gegenüber Teilnehmern.
Beendigung der Bereitstellung und Löschung der Nutzerkonten von Nutzungsberechtigten
Mit Ende der Bereitstellung des Angebots von Visavid (z. B. bei Wechsel auf ein anderes Angebot für Videokonferenzen) werden alle Daten inklusive der Nutzerkonten bei Visavid spätestens nach Ende der gesetzlichen Fristen gelöscht.
Tritt ein Nutzungsberechtigter während der Dauer des Angebots von Visavid aus einer angemeldeten Schule aus (beispielsweise durch Schulwechsel) und wird daher vom Administrator das Nutzerkonto dieser Person entfernt, wird dieses nach 30 Tagen unwiderruflich gelöscht. Daneben besteht die Möglichkeit, Nutzerkonten unverzüglich zu löschen.
Schlussbestimmung
Diese Nutzungsbedingungen gelten im Rahmen der freiwilligen Nutzung auf Grundlage der jeweiligen Zustimmung, im Übrigen auf Grund der jeweiligen Dienst- und Verhaltenspflichten.